E’ nulla la delibera che autorizza l’amministratore a inviare via e-mail gli avvisi di convocazione assembleare ai condòmini . L’art. 66 disp. att. c.c. individua le modalità di spedizione, fra le quali non è compresa la posta elettronica non certificata, e tale disposizione è inderogabile. Lo ha chiarito il Tribunale di Roma con la recente sentenza n. 14299, pubblicata lo scorso 9 ottobre 2023. La problematica affrontata dal giudice romano è degna di rilievo perché nella pratica quotidiana non è raro imbattersi in avvisi di convocazione spediti via e-mail, soluzione gradita agli amministratori, sia per ridurre i tempi e semplificare l’invio dei documenti allegati, e richiesta a gran voce anche dai condòmini, per eliminare i costi di spedizione conseguenti all’utilizzo della posta raccomandata.
Ai sensi del comma 3 dell’art. 66 disp. att. del Codice Civile l’avviso di convocazione deve essere comunicato ai condòmini almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione. Scopo dell’avviso è essenzialmente di rendere noto ai condòmini, del luogo, del giorno e dell’ora in cui l’amministratore ha ritenuto di convocare la riunione assembleare per decidere sulle questioni poste all’ordine del giorno.
I condòmini infatti hanno il diritto di partecipare in maniera consapevole e informata all’assemblea e questo spiega il motivo per il quale debbano essere preventivamente informati dello svolgimento della riunione e delle questioni da dibattere sia perché detto avviso debba pervenire entro un certo termine. Si tratta di una disposizione finalizzata a garantire ai condòmini la possibilità di organizzare i propri impegni, in modo da poter presenziare all’assemblea e prepararsi in modo adeguato alla discussione dei singoli argomenti, anche chiedendo per tempo all’amministratore copia della documentazione necessaria.
Sempre l’art. 66 disp. att. c.c. indica in modo specifico le forme previste dalla legge per l’invio ai condomini dell’avviso di convocazione, le modalità per l’inoltro ai condòmini dell’avviso di convocazione, richiedendo alternativamente l’utilizzo della posta raccomandata, della posta elettronica certificata, del fax oppure la consegna a mani (con consigliabile ricevuta cartacea del ritiro dell’atto da parte del condomino). La giurisprudenza più recente sinora aveva sempre ritenuto che il mancato rispetto del termine di invio dell’avviso di convocazione fosse da ritenere causa di annullabilità e non di nullità della deliberazione assembleare, il predetto art. 66 disp. att. c.c. ha inoltre chiarito in modo espresso che qualsivoglia vizio relativo all’omissione, alla tardività o all’incompletezza della convocazione legittima il condomino alla mera richiesta di annullamento della conseguente delibera assembleare (da impugnare nei successivi 30 giorni, decorrenti dalla riunione, per i presenti, e dal ricevimento del relativo verbale, per gli assenti).
Nella pratica quotidiana contestualmente al diffondersi delle nuove tecnologie, sono aumentate esponenzialmente le richieste agli amministratori dai condòmini di poter ottenere l’invio delle comunicazioni al proprio indirizzo e-mail non certificato, per evidenti ragioni di risparmio dei costi della raccomandata e anche per comodità, ma anche per evitare di doversi recare all’ufficio postale per il ritiro del plico nel caso in cui il postino non sia riuscito a recapitarlo per la temporanea assenza del destinatario.
Una soluzione che aveva ricevuto ampi consensi dagli amministratori, ai quali l’invio via e-mail comporta un notevole risparmio di tempo, consentendo di allegare alla spedizione la documentazione utile per la discussione assembleare senza stamparla ed inviarla postalmente, per non parlare della notevole riduzione dei tempi di invio e ricezione della comunicazione. Ma essendo in gioco la validità delle deliberazioni successivamente adottate in sede assembleare, è evidente come l’amministratore consapevole del rischio possa venirsi a trovare in una situazione difficile, compresso tra le richieste pressanti dei condòmini e l’esigenza di rispettare la legalità ed evitare pregiudizi al condominio.
Con l’ultima sentenza iil Tribunale di Roma ha dato una chiara risposta al dubbio se possa aggiungersi qualche altra ipotesi all’elenco dei mezzi di spedizione dell’avviso di convocazione contenuto nell’art. 66 disp. att. c.c.. La soluzione è negativa, perché il successivo art. 72 disp. att. c.c. prevede espressamente l’inderogabilità di detta disposizione da parte del regolamento condominiale. La delibera assembleare a maggior ragione, deve quindi ritenersi illegittima , anche se adottata a maggioranza, con la quale si autorizzava l’amministratore a spedire gli avvisi di convocazione via e-mail. Nello specifico caso dinnanzi al Tribunale di Roma, era lo stesso regolamento condominiale a vietare l’utilizzo in tal senso della posta elettronica, motivo per cui a dire il vero la deliberazione impugnata era contraria sia a quest’ultimo sia alla legge. Tra le righe della sentenza sembra anche di capire che il Tribunale di Roma ritenga inderogabile la predetta disposizione di legge anche a opera di un regolamento condominiale cosiddetto contrattuale, ossia redatto dall’originario costruttore/proprietario e accettato dai condòmini ovvero approvato da questi ultimi all’unanimità.
Essendo ritenuta impraticabile questa strada, ci si può ancora domandare se vi sia qualche soluzione alternativa che si basi sulla rinuncia preventiva del singolo condòmino al diritto a ricevere l’avvio di convocazione nelle forme di cui all’art. 66 disp. att. c.c. o, detto in altra maniera, se quest’ultimo possa autorizzare l’amministratore a utilizzare a tale scopo l’e-mail, rinunciando implicitamente al diritto di impugnare per tale motivo le eventuali deliberazioni assunte in sede assembleare.
E’ utile richiamare sotto questo punto di vista una decisione della Corte di appello di Brescia per la quale l’autorizzazione scritta conferita dal condòmino all’amministratore per l’utilizzo del suo indirizzo e-mail per l’invio degli avvisi di convocazione assembleari e delle altre comunicazioni condominiali fa venir meno il diritto di impugnazione delle deliberazioni poi approvate in quella sede, limitatamente al vizio di omessa convocazione. Secondo i giudici lombardi , l’amministratore dovrebbe riportare a questo scopo, l’ indirizzo e-mail nell’anagrafe condominiale avendo la cura di conservare la sottostante autorizzazione scritta, proprio al fine di difendere il proprio operato da eventuali e successive contestazioni.
Per quanto sopra descritto emerge l’importanza ancora una volta di tenere correttamente e in maniera aggiornata il registro dell’anagrafe condominiale. L’amministratore infatti deve conoscere esattamente chi sono i proprietari delle singole unità immobiliari. La gestione di un aggiornato registro di anagrafe rileva inoltre non solo ai fini della convocazione e della gestione dell’assemblea (l’amministratore è infatti tenuto a sapere chi siano i condòmini, ovvero i soli soggetti legittimati a partecipare alle riunioni di tale organo condominiale), ma anche per la ripartizione delle spese tra usufruttuario e nudo proprietario, così come per la richiesta di decreto ingiuntivo nei confronti dei condòmini morosi e per il conseguente pignoramento immobiliare, oppure per la comunicazione ai terzi creditori del condominio del nominativo dei condòmini non in regola con il versamento degli oneri condominiali. Il nuovo art. 1130, comma 1, n. 6, c.c., obbliga quindi l’amministratore ad annotare nel predetto registro le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali (per esempio l’usufrutto, l’uso e l’abitazione) e di diritti personali di godimento (per esempio la locazione), comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio dei medesimi, nonché dei dati catastali di ciascuna unità immobiliare.
